Datenschutzerklärung

Fassung 15.06.2026. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) darüber, welche personenbezogenen Daten wir als Verantwortliche und die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter verarbeiten. Die verwendeten Begriffe sind geschlechtsneutral zu verstehen.

Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie für die personenbezogenen Daten, die von uns beauftragte Auftragsverarbeiter verarbeiten. Sie umfasst insbesondere unsere Website, unsere E-Mail-Kommunikation und unsere Social-Media-Auftritte. Sollten wir außerhalb dieser Kanäle mit Ihnen in Rechtsbeziehungen treten, informieren wir Sie gegebenenfalls gesondert.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn mindestens eine der folgenden Rechtsgrundlagen vorliegt:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Ergänzend gilt in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sofern weitere nationale Regelungen einschlägig sind, weisen wir an der entsprechenden Stelle darauf hin.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO:

Pro Personalmanagement GmbH
Landsberger Straße 155 / Haus 1
80687 München
Deutschland
Vertretungsberechtigt: Günther Heinke
E-Mail: heinke@propersonalmanagement.de
Telefon: 0049 89 544 556 0

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

DSGVO Schutzteam, Lukmann Consulting GmbH, Harald Orendi
Packerstrasse 183, A-8561 Söding
E-Mail: service@dsgvoschutzteam.com
Telefon: 0049 7223 95 666 77

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Danach löschen wir die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Fristen) bestehen. Wünschen Sie die Löschung Ihrer Daten oder widerrufen Sie eine Einwilligung, löschen wir die Daten so rasch wie möglich, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Über die konkrete Dauer der jeweiligen Datenverarbeitung informieren wir Sie weiter unten, sofern uns hierzu weitere Informationen vorliegen.

Ihre Rechte laut DSGVO

Ihnen stehen folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21). Werden Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit widersprechen. Sie haben zudem das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Website: https://www.lda.bayern.de/

Datenübertragung in Drittländer

Wir übertragen oder verarbeiten Daten nur dann in Länder außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO (Drittländer), wenn Sie einwilligen, dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Nach Auffassung des Europäischen Gerichtshofs besteht ein angemessenes Schutzniveau für Datentransfers in die USA, wenn das jeweilige US-Unternehmen aktiver Teilnehmer des EU-U.S. Data Privacy Frameworks ist. Bei Anbietern, die nicht zertifiziert sind, stützen wir Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Wir informieren an den passenden Stellen genauer über Übermittlungen in Drittländer.

Sicherheit der Datenverarbeitung und TLS-Verschlüsselung

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umgesetzt und verschlüsseln oder pseudonymisieren Daten, wo dies möglich ist. Unsere Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung (https), sodass die Übertragung Ihrer Daten zwischen Browser und Webserver abgesichert ist. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schlosssymbol und am Präfix „https" in der Adresszeile.

Kommunikation

Wenn Sie mit uns per Telefon oder E-Mail Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Soweit wir personenbezogene Daten durch Dienstleister verarbeiten lassen (z. B. Hosting- oder Cloudanbieter, Recruiting- oder Lohnsoftware), fungieren diese als Auftragsverarbeiter. Mit ihnen schließen wir gemäß Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Darin ist insbesondere geregelt, dass die Verarbeitung ausschließlich nach unserer Weisung und unter Einhaltung der DSGVO erfolgt.

Cookies

Unsere Website verwendet Cookies, also kleine Textdateien, die in Ihrem Browser gespeichert werden. Unerlässliche Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich; die Rechtsgrundlage ist insoweit unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nicht unbedingt erforderliche Cookies setzen wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). In Deutschland ergibt sich die Einwilligungspflicht aus § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unser Consent-Tool oder über Ihre Browser-Einstellungen widerrufen, Cookies löschen oder deaktivieren.

Bewerbungsdaten

Sie können sich bei uns per E-Mail, Online-Formular oder über unser Recruiting-Tool für eine Tätigkeit bewerben. Wir verarbeiten die im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten (z. B. Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Qualifikationsnachweise, Angaben aus Anschreiben und Lebenslauf) zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens. Soweit es für die Wahrnehmung von Rechten und Pflichten aus dem Arbeitsrecht, der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erforderlich ist, können auch Daten besonderer Kategorien (z. B. Gesundheits- oder Herkunftsdaten) verarbeitet werden; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 9 Abs. 2 lit. a und b DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Verarbeitung nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG): Als Personaldienstleister verarbeiten wir personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern auch, soweit dies für die Vermittlung oder Überlassung an Kundenunternehmen (Entleiher) erforderlich ist. Eine Übermittlung Ihrer Daten an Kundenunternehmen erfolgt, soweit dies zur Vermittlung einer Tätigkeit nach Maßgabe Ihres Bewerberprofils erforderlich ist. Möchten Sie den Vermittlungskreis einschränken, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail oder schriftlich mit. Im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses übermitteln wir Daten an die Träger der Sozialversicherung, soweit dies nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) erforderlich ist. Nehmen Sie an Fördermaßnahmen oder Arbeitsmarktprojekten der Bundesagentur für Arbeit, der Jobcenter oder vergleichbarer Stellen teil, sind wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO berechtigt, die hierfür erforderlichen Daten an diese Stellen zu übermitteln.

Speicherdauer: Bei erfolgreicher Bewerbung werden die Daten in die Personalakte übernommen und für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Andernfalls bewahren wir Bewerbungsunterlagen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zu 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens auf und löschen sie anschließend, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder zur Rechtsverfolgung erforderlich ist. Mit Ihrer Einwilligung nehmen wir Ihre Unterlagen in unseren Bewerberpool auf; diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Erfolgt kein Widerruf und geben Sie keine neue Einwilligung ab, werden Ihre Daten spätestens nach 12 Monaten gelöscht.

Für das Bewerbermanagement nutzen wir die Software coveto (siehe Abschnitt „coveto"). Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Beschäftigtendaten

Als Arbeitgeber verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere Kontaktdaten, Daten zu Qualifikationen, Arbeitszeiten sowie alle Angaben, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und für gesetzliche Abgaben und Steuern (z. B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind. Hinzu können Daten aus den Bereichen Arbeitssicherheit und betriebliches Eingliederungsmanagement, Angaben zu arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen sowie Beurteilungen kommen. Soweit Sie eine betriebliche Altersversorgung nutzen, verarbeiten wir auch die hierfür erforderlichen Daten.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen) sowie Art. 88 DSGVO in Verbindung mit den nationalen Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz. Eine Verarbeitung kann auch auf Grundlage von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen oder, im Einzelfall, auf einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten
In bestimmten Fällen verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Dazu zählen insbesondere Gesundheitsdaten im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements, der Arbeitssicherheit und arbeitsmedizinischer Vorsorge, Angaben zu Arbeitsunfähigkeitszeiten, Daten im Zusammenhang mit einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung sowie Angaben, die für den Mutterschutz erforderlich sind.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, soweit sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist. Bei Gesundheitsdaten im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements stützen wir uns zusätzlich auf § 167 Abs. 2 SGB IX. Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 S. 2 BDSG. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Speicherdauer: Beschäftigtendaten werden grundsätzlich für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Nach dessen Beendigung löschen wir die Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen oder eine Aufbewahrung ist zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich.
Maßgeblich sind insbesondere folgende Fristen: Lohnkonten und die dazugehörigen Belege werden nach § 41 Abs. 1 S. 9 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufbewahrt, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Entgeltunterlagen bewahren wir nach § 28f Abs. 1 SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres auf. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen unterliegen den Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO von acht beziehungsweise zehn Jahren. Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung bewahren wir aufgrund von Verjährungsfristen nach § 18a BetrAVG für bis zu 30 Jahre auf. Darüber hinaus können wir allgemeine Daten bis zum Ablauf der jeweiligen regelmäßigen Verjährungsfristen aufbewahren, in der Regel drei Jahre nach § 195 BGB.

Empfänger: Wir geben Beschäftigtendaten nur weiter, soweit dies erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Empfänger sind insbesondere: Sozialversicherungsträger und Krankenkassen als Einzugsstellen, die gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft), die Finanzverwaltung sowie unser Steuerbüro, die Bundesagentur für Arbeit als zuständige Erlaubnisbehörde nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, soweit sie im Rahmen ihrer Prüfungsbefugnisse Auskunft verlangt, Träger der betrieblichen Altersversorgung, soweit Sie eine solche nutzen, sowie Kundenunternehmen (Entleiher) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, soweit dies für den Einsatz erforderlich ist. An Entleiher übermitteln wir grundsätzlich nur die für den konkreten Einsatz erforderlichen Daten, insbesondere Name, Qualifikationen und einsatzrelevante Nachweise sowie Arbeitszeiten. Das Kundenunternehmen ist für die Verarbeitung Ihrer Daten in seinem Betrieb datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich.
Daneben setzen wir Dienstleister ein, die uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage entsprechender Verträge unterstützen, insbesondere im Bereich Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie IT-Betrieb.

zvoove und digitale Lohnabrechnung online

Für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, insbesondere zur Erstellung und Bereitstellung der Lohnabrechnungen, nutzen wir die Software zvoove (u. a. zvoove Professional, Connect und Payroll). Dienstanbieter ist die zvoove Software Germany GmbH, von-Humboldt-Str. 2, 49835 Wietmarschen-Lohne, Deutschland. Mit zvoove haben wir gemäß Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Weitere Informationen: https://zvoove.com/datenschutzerklaerung

Digitale Lohnabrechnung online: Über unser Lohnportal können Beschäftigte ihre Lohnabrechnungen, SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen digital empfangen. Die Nutzung ist freiwillig; auf Wunsch erhalten Sie Ihre Lohndokumente zusätzlich oder ausschließlich in Papierform. Ihre Präferenz können Sie jederzeit per E-Mail an service@propersonalmanagement.de ändern. Nach Ihrem Ausscheiden haben Sie noch 3 Monate Zugriff auf Ihre digitalen Unterlagen; danach werden diese aus dem Lohnportal entfernt.

Zusammenarbeit mit der upgrade4you GmbH (Fördermittel)

Zur Beantragung und Abwicklung von Lohnkostenzuschüssen (z. B. Eingliederungszuschüssen gemäß § 88 SGB III) arbeiten wir mit dem externen Dienstleister upgrade4you GmbH, Abt. Albatros Services, Deichstraße 1, 20459 Hamburg, zusammen. In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet, deren Einstellung über solche Fördermittel unterstützt wird, also im Rahmen des bereits begründeten Arbeitsverhältnisses, nicht von Bewerberinnen und Bewerbern allgemein. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die upgrade4you GmbH ist vertraglich zur Einhaltung der DSGVO, insbesondere zur Vertraulichkeit und zweckgebundenen Verarbeitung, verpflichtet. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Förderanträge erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Kundendaten

Zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten wir Daten unserer Kunden und Geschäftspartner, z. B. Name, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen (Rechnungen, Bankdaten) und Vertragsdaten. Wir löschen diese Daten, sobald sie für die geschäftlichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine Gewährleistungs-, Haftungs- oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen; in der Regel gilt eine Verjährungsfrist von 3 Jahren. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Webhosting

Beim Besuch unserer Website werden durch unseren Hosting-Provider automatisch Daten in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, etwa die aufgerufene URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Dies dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit den Hosting-Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

1&1 IONOS Webhosting

Wir nutzen die Webhosting-Dienste der 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Dabei werden technische Daten und Ihre (anonymisierte) IP-Adresse verarbeitet (u. a. Zieldomain, Datum und Uhrzeit, Methode, Referrer und Client-Version). Besucherdaten werden nach maximal 8 Wochen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

United Domains

Wir nutzen Dienste der united-domains AG, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg, Deutschland (u. a. Domain und Website-Baukasten). Mit United Domains besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://www.united-domains.de/unternehmen/datenschutz/

Filestack

Wir nutzen den Webhosting-Dienst Filestack der Idera Inc., 10801 N Mopac Expressway, Building 1, Suite 100, Austin, TX 78759, USA. Idera ist aktiver Teilnehmer des EU-U.S. Data Privacy Frameworks und setzt ergänzend Standardvertragsklauseln ein. Weitere Informationen: https://www.ideracorp.com/Legal/PrivacyShield

Website-Baukastensystem (Duda)

Unsere Website wird mit einem Website-Baukastensystem erstellt; eingesetzt wird Duda der Duda Inc., 577 College Avenue, Palo Alto, CA 94306, USA. Dabei können technische Nutzungsdaten und Ihre IP-Adresse verarbeitet werden. Die in das Baukastensystem integrierten Schriftarten werden über den Baukasten bereitgestellt. Duda setzt für Datentransfers in die USA Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO ein. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO. Weitere Informationen: https://www.duda.co/legal/privacy

Content Delivery Networks

Zur schnellen und sicheren Auslieferung unserer Website nutzen wir Content Delivery Networks (CDN). Dabei kann Ihr Browser technische Daten wie die IP-Adresse, Browsertyp und Zeitpunkt des Zugriffs an den CDN-Anbieter übermitteln. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO.

Amazon CloudFront: Anbieter ist die Amazon Web Services Inc., 410 Terry Avenue North, Seattle WA 98109, USA. Amazon ist aktiver Teilnehmer des EU-U.S. Data Privacy Frameworks und setzt ergänzend Standardvertragsklauseln ein. Weitere Informationen: https://aws.amazon.com/de/privacy/

jsDelivr: Anbieter ist die ProspectOne, Królewska 65A/1, 30-081 Kraków, Polen. jsDelivr verwendet nach eigenen Angaben keine Cookies oder Tracking-Dienste. Weitere Informationen: https://www.jsdelivr.com/terms/privacy-policy-jsdelivr-net

Cookie-Consent-Tool (Termly)

Wir nutzen den Dienst Termly zur Einholung und Verwaltung von Einwilligungen für Cookies und ähnliche Technologien. Anbieter ist Termly Inc., 8 The Green, Suite R, Dover, DE 19901, USA. Verarbeitet werden insbesondere der Einwilligungsstatus, die (gekürzte) IP-Adresse, Informationen zu Browser und Gerät sowie der Zeitpunkt der Einwilligung. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Nachweispflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer rechtssicheren Gestaltung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Termly ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: https://termly.io/privacy-policy/

LottieFiles (Animationen)

Auf unserer Website binden wir Animationen über den Dienst LottieFiles ein. Beim Laden der Animationen wird eine Verbindung zu den Servern von LottieFiles hergestellt, wobei Ihre IP-Adresse übertragen werden kann. Über den vorgelagerten Dienst Cloudflare kann dabei ein technisch notwendiges Cookie (__cf_bm, Schutz vor Bots) für rund 30 Minuten gesetzt werden. Die Verarbeitung dient der sicheren und einheitlichen Darstellung unserer Inhalte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen: https://lottiefiles.com/page/privacy-policy

Microsoft 365 (Outlook/Exchange Online, Teams) und Microsoft Azure

Für unsere geschäftliche Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen wir Dienste von Microsoft, insbesondere Outlook/Exchange Online (E-Mail-Kommunikation), Microsoft Teams (Online-Meetings und Kommunikation) sowie Microsoft Azure als Cloud-Plattform. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Kommunikationsinhalte (E-Mails, Chatverläufe) und Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkte der Kommunikation oder Meeting-Teilnahme). Die Verarbeitung erfolgt zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden, Interessenten, Bewerbern und Geschäftspartnern auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Microsoft ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zudem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Recruiting-Tool coveto

Für das Bewerbermanagement und unsere Stellenbörse nutzen wir die Software coveto. Anbieter ist die coveto ATS GmbH, Frankenstraße 45, 63667 Nidda, Deutschland. Mit coveto haben wir gemäß Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen; Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Unsere Stellenbörse ist als eingebetteter Inhalt (iFrame) von coveto in unsere Website integriert; für die in diesem Rahmen stattfindende Datenverarbeitung gilt die Datenschutzerklärung von coveto.

coveto protokolliert Informationen über die Einwilligung zum Datenschutz und die Zustimmung zur Aufnahme in den Bewerberpool in einem System-Log. Dieses Protokoll ist durch uns nicht änderbar und dient dem Nachweis der Einwilligung. Es enthält den Benutzer, den Zeitpunkt und den aktuellen Wert. Erfolgt eine Änderung durch eine Bewerberin oder einen Bewerber, werden zusätzlich die IP-Adresse und der Kontext (Online-Bewerbung, Bewerber-Extranet) erfasst. Die IP-Adresse wird automatisch anonymisiert, sobald wir die betreffende Person aus dem Bewerbersystem coveto löschen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO. Weitere Informationen: https://www.coveto.de/datenschutz

Online-Terminvereinbarung über Acuity Scheduling

Für die Online-Terminvereinbarung können wir Ihnen einen Link zu Acuity Scheduling bereitstellen. Anbieter ist Squarespace, Inc., 225 Varick Street, 8 Clarkson Street, New York, NY 10014, USA.

Wenn Sie den bereitgestellten Link aufrufen, verlassen Sie unsere Website. Die weitere Datenverarbeitung im Rahmen der Terminbuchung erfolgt auf der Plattform von Acuity Scheduling bzw. Squarespace. Dabei können insbesondere Name, Kontaktdaten, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs, ausgewählter Termin sowie weitere Angaben verarbeitet werden, die Sie im Rahmen der Terminbuchung eingeben.

Die Nutzung der Online-Terminvereinbarung erfolgt freiwillig. Alternativ können Sie Termine auch telefonisch oder per E-Mail mit uns vereinbaren. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminvereinbarung der Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen dient, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Terminorganisation. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei der Nutzung von Acuity Scheduling kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA nicht ausgeschlossen werden. Squarespace ist aktiver Teilnehmer des EU-U.S. Data Privacy Frameworks; ergänzend können Standardvertragsklauseln eingesetzt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Squarespace: https://de.squarespace.com/datenschutz

Erklärung verwendeter Begriffe

Nachfolgend erläutern wir wichtige in dieser Datenschutzerklärung verwendete Begriffe:

Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Bankdaten, IP-Adresse). Besonders geschützt sind „besondere Kategorien" wie Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft oder religiöse Überzeugungen.

Verantwortlicher: die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. In dieser Erklärung sind das wir.

Auftragsverarbeiter: ein Unternehmen oder eine Person, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, z. B. Hosting-, Cloud- oder Softwareanbieter.

Einwilligung: Ihre freiwillige, informierte und unmissverständliche Zustimmung zu einer bestimmten Datenverarbeitung, in der Regel über ein Cookie-Consent-Tool oder schriftlich.

Pseudonymisierung: Verarbeitung in einer Weise, dass die Daten ohne zusätzliche, gesondert aufbewahrte Informationen keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden können.

Verarbeitung: jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, etwa Erheben, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Einschränken oder Löschen.

Schlusswort

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und sind bemüht, Sie verständlich und transparent zu informieren. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte verantwortliche Stelle oder an unseren Datenschutzbeauftragten.